余祥文,被业界誉为“中国第一外贸操盘手”。 现任福建省国际电子商务中心高级顾问, 凯盛投资高级顾问,北京科技经营管理学院特聘名誉主任。 多年来一直致力于网上贸易领域的研究和实践, 曾为几十家大型贸易企业提供网上贸易咨询服务和解决方案, 并被多家大型企业特聘为高级营销顾问。

停停停!你这样做迟早被当做垃圾邮件!

外贸B2B admin 96℃
为了提高工作效率,很多商务人士喜欢使用垃圾邮件过滤器。调查表明,过滤器的效果惊人,会帮我们筛选掉很多垃圾邮件。但有时,它们也会出错,误将重要的商务邮件标记为垃圾邮件。
如果你是第一次给对方发邮件或者使用了一个新的邮箱,这种情况发生的概率更大。这是有问题的,因为这类邮件可能包含免试申请,商务合作,甚至是会议洽谈等,这样的例子不胜枚举。
我们之前也分享过很多关于如何回复电子邮件的文章。但是如果你的邮件直接被转入垃圾文件夹,那么就别谈回复了。
01
主题包含问号或者感叹号
无论正文内容如何,主题行包含问号或者感叹号都有极大可能触发垃圾邮件过滤规则,所以最好不要加入太多的个人感情色彩。
比如:Did you get the proposal?Let me know!你收到提案了吗?快让我知道!
02
主题包含“紧急回复”或“帮助”
这个规则其实很不人性(被吐槽很多次),因为有时候是真的需要紧急回复。
但我们的调查表明,一旦邮件中出现“urgent reply needed”这样的字眼,就会被过滤器检测到。讽刺的是,你的紧急邮件可能比不紧急的邮件更晚被看到。
03
主题行百分比超过100%。
在主题行中包含超过100%的百分比也会触发垃圾邮件过滤器。
如果你花了几个小时给客户写一封精彩的商务邮件,那么不要在主题行写“Let’s put in 110% this quarter”这类文字,否则你可能永远得不到回复。
04
You like to communicate with images, gifts, or memes.

你喜欢用图像/GIF传播进行交流。

GIPHY整合似乎无处不在,曾有人说有时候一张图片可以胜过千言万语。
但是,图片太多文字缺少的电子邮件更有可能被标记为垃圾邮件。图片与文本的比率越高,触发垃圾邮件过滤器的可能性就越高。
05
You’re too formal with your email openings.

你的邮件开头过于正式。

当你的电子邮件包含“Dear Sir”时,它被标记为垃圾邮件的可能性就会增加。但在大多数情况下使用“Dear”是可以的,这样区分:
Dear Sir Ian McKellen (触发)
Dear Gandalf (可用)
06
You’re too much of a bro with your email openings.

你的电子邮件空缺对你来说太过分了。

出于某些原因,一些垃圾邮件过滤器有特定的“规则”,有些是平台自带的,有些是客户自己设置的。
比如在某些邮件过滤器中“Hey bro”就会被标记。但大多数电子邮件过滤器都不会这样,所以还是希望能找到适合你自己和你客户的。
07
您对HTML简报或电子邮件编辑不完全。
如果您使用HTML电子邮件模版,可能会不小心留下模版中的标签或者忘记一些重要内容。
对于这种情况,好的地方是现在的大多数浏览器和电子邮件客户端在渲染多余内容或错失HTML标签方面都做得非常好。不好的方面是垃圾邮件过滤器很“苛刻”,有些格式错误的HTML邮件也会触发垃圾标记。
08
您在Outlook中将邮件标记为“高重要性”。
您希望通过将电子邮件标记为高优先级,消息旁边生成的红色感叹号,以此让客户更快地打开它。
但垃圾邮件的发送者同样希望是这样。因此这也极有可能损害你邮件的传递性。
09
您使用免费的网络邮件提供商作为您的企业电子邮件。
大多数人在邮件来往时,都会使用来自gmail.com,yahoo.com或hotmail.com等免费电子邮件域的电子邮件。
作为一个长期使用Gmail的用户,我几乎不用担心我的邮件发不出去,但是如果经常使用免费邮件撰写推销型邮件,那么被触发的可能性就很大。
10
您通过邮件向客户询问他们是否想要或有什么。
Do you want to discuss yesterday’s meeting? 
你想要聊一下昨天的会议内容吗?
这看起来是一个相关性很强的主题。
Do you have tomorrow’s agenda? 
你有明天的议程吗?
这个问题也很合理。但不幸的是,很多垃圾邮件的主题都是以“Do you want”和“Do you have”开头的,所以如果你也使用,那么也会很容易触发垃圾邮件过滤器。
11
You’re just trying to help (in your subject line).

你只是想帮忙。

I will help with the proposal!
我想帮你推进这个方案!
当你热情地想为业务发展提供帮助时,或者你给朋友参考建议时写“Hope this will help”,不好意思,这些都会被过滤掉。
因此无论你想表达什么,请尽量避免在主题行写“will help”。
12
你把你的朋友称为“朋友”。
这个垃圾邮件规则,甚至连美国白宫都曾经触发过:用“Dear Friend”作为邮件开头。
对于这种情况,系统的逻辑表明,如果你真的是在给朋友写一封电子邮件,你完全可以写他的名字或者昵称,而不会用“亲爱的”开头。但这样的写法好多人在用,所以引起的异议很多。

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