余祥文,被业界誉为“中国第一外贸操盘手”。 现任福建省国际电子商务中心高级顾问, 凯盛投资高级顾问,北京科技经营管理学院特聘名誉主任。 多年来一直致力于网上贸易领域的研究和实践, 曾为几十家大型贸易企业提供网上贸易咨询服务和解决方案, 并被多家大型企业特聘为高级营销顾问。

外贸新人看这里!一份全面的报价单撰写指南

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客户提供报价单是新客户询盘后最便捷有效的回复方式。作为销售商与采购商之间重要的“联系纽带”,一份好的报价单不仅能方便客户采购,更能够加深客户对公司的印象、增强客户的好感,甚至具有挽留客户的作用。那么,既然报价单如此重要,写好它就需要下一些功夫了。

一、报价单的种类、区别

1.图片式

图片式报价单顾名思义,以产品图片作为整个报价单的重点内容。这类报价单能够在向客户直观地展示产品外貌的同时令客户对这一产品的价格、型号等情况一目了然。这也是批发零售公司及生产实体产品的公司最常采用的报价手段之一。

2.对比式

对比式报价单分为横向和纵向两个方面。横向报价单将公司同一类型、不同型号的产品进行对比,方便客户进行比较、选择适合自身情况的产品;纵向报价单通常以竞争对手公司的产品情况为“标杆”,列出自家产品与竞争对手产品的具体信息供客户参考。

3.分析式

分析式报价单中不仅有产品的价格、型号等基本信息,还会写明产品的优势,分析产品和公司的具体情况,比如淡旺季、国际市场标准等,目的是说服客户不要犹豫、尽快下单。一般来说有经验的业务员才会采用分析式报价单来瞄准客户的“痛点”。

二、一份优质的报价单需要包含哪些内容

1.Head

即报价单开头。一般在这一部分会写明公司(销售方)的基本资料,如工厂标志(Factory Logo)、公司名称(Company)、地址(Detailed Address)、邮编(Post Code)、联系人(Contact)、联系人职位(Job title)、电话号码(Telephone No.)、传真号码(Fax No.)、手机号码(Mobile No.)、邮箱地址(E-mail Address)、线上联系方式(Messenger Online)、公司网址(Website Address)等。此外,这一部分还需写明本次报价的基本信息,如报价单标题(Quotation/Quotation Form/Price List)、编号(Reference No.)、报价日期(Date)、有效期(Valid date)等。

2.产品基本信息

进入报价单的主体部分,产品基本信息是重中之重。无论采用上述哪种类型作为报价单的格式,以下几个方面都应尽量完整地出现在产品的基本信息当中(方括号内根据具体情况选择):货号(Item No.)、型号(Type)、产品名称(Product’s Name)、【产品图片(Photo)】、产品描述(Description)、原材料(Materials)、规格(Specification)、【尺寸(Size)、长度(Length)、宽度(Width)、高度(Height)、厚度(Thickness)、管径(Tube’s Diameter)、口径(Caliber)、形状(Shape)、外观颜色(Colors)】、数量(Quantity)

3.报价

根据具体情况选择贸易方式(EXW,FOB,CFR,CIF),报价除单位价格外还需包括装运港、目的港(Loading Port,Destination Port)、货币种类、中银汇率(Currency,Exchange Rate)、货币单位(Unit Price/PCS,Unit)等。

4.包装条款及包装报价

根据具体情况选择包装材料、包装方式、包装尺寸等,包装费用如果需客户承担,则要提供相应的包装报价。

5.付款方式

根据具体情况选择付款方式。信用证L/C(Letter of Credit)一般为最常见的付款方式,此外还可以用电汇 T/T(Telegraphic Transfer)或付款交单D/P(Document against Payment)等来付款。

6.报价有效期限

这一点其实很重要:如果国际外贸形势变动(或运费、原料费用、用人成本费用等价格变动),注明报价有效期限能够尽可能地为销售商减少损失。

7.交货时间

通常根据货物装运情况来确定一个大致范围,不需要具体到某一天。

8.产品优势、优惠政策等,让客户“考虑一下”的好办法。

三、撰写报价单需要注意哪些问题

1.方便客户统计和归档

无论采用哪种报价方式,报价单都应该尽量清楚明白:既方便客户浏览,也便于客户日后的统计和归档(被客户归档,说明有长期合作的希望)。

2.重要信息写在邮件正文

报价单如果较长,可以把最重要的信息(产品规格、价格等)复制粘贴到邮件正文,方便客户“抓重点”。

3.可提供多种文件格式

报价单除Word版本外还可向客户提供pdf和jpg格式版本,以防客户的Word软件与自己提供的文件不兼容而造成乱码、格式错误等。

4.邮件标题体现1V1

邮件标题可写上客户的姓名,如“To:XXX”或“For:XXX”,让客户拥有被重视之感,从而对公司产生好的印象。

把报价做好自然还不够,如果没有询盘,没有客户一切做的再好也只是自我欣赏而已,最首要的还是要先掌握高效客户开发方法,能够获取到潜在客户,快速实战起来。

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