余祥文,被业界誉为“中国第一外贸操盘手”。 现任福建省国际电子商务中心高级顾问, 凯盛投资高级顾问,北京科技经营管理学院特聘名誉主任。 多年来一直致力于网上贸易领域的研究和实践, 曾为几十家大型贸易企业提供网上贸易咨询服务和解决方案, 并被多家大型企业特聘为高级营销顾问。

外贸高手如何合理分配一天的8小时!

外贸B2B admin 338℃

一些外贸新手甚至是从事了2到3年多的外贸业务都经常好奇那些外贸老业务们的日常工作都是做了些什么?还有他们是如何合理分配一天的8小时的。

1
在商务平台上发布商业信息(1h)
即使有着多年的外贸经验,他们也认为有必要在商务平台上发布商业信息。如果坚持每天都更新的话,产品信息就比较容易出现目录的首页,那么展现的机会就会大大提升。

2
给老客户或潜在客户推送最新产品信息(1.5h)
如果客户一直没有明确地拒绝,就应该坚持给客户推送一些你认为客户会感兴趣的新产品信息,你要相信坚持就会有回报。

3
浏览客户资料,寻找客户吉祥日(0.5h)
可以在所有节日和客户生日的时候给客户发送卡片祝福,客户会觉得很亲切,如果这个客户从来没有做过生意,他更会觉得你很有人情味,愉快的合作意向就会因此而产生。可以用表格事先登记好不同国家的节日和客户的生日,然后每天都看看今天是不是什么节日等。

4
浏览执行中合同的进度及跟进情况(1h)
你的所有合同应该被科学地管理,而不是散乱在每个人的电脑中。如果使用了正确地方法管理你的合同,你就能快速查询到所有执行中的合同以及这些合同的执行进度。坚持定时浏览这些合同情况,往往你就能发现隐藏的问题,比如交货期和条款欠缺,让你避免了一次重大损失。

5
部门讨论和总结会议(1h)
每天部门展开会议,大家及时提交业务问题,一起分析原因,总结经验,完善工作制度,让工作更简洁高效。同时要总结前一天的工作,做会议记录,大家也要多交流,培养团队精神和竞争意识。

6
收发邮件(2h)
每天至少4次收发邮件,上午和下午各 2次,有邮件才代表你每天都有机会。尽可能快速地回复邮件,如果你不能解决客户在邮件中提出的问题,那就简单地回复说 “邮件已经收到,我将尽快处理”,这会让客户知道你已经重视了他的问题,可以让客户安心等待你,而不会再去寻找更多的其他买家。为了与客户同步,晚上加班是不可避免,这是解决时差最佳的办法,可以有效加快沟通的频率,抢占先机。

7
整理客户信息管理报表(1h)
用 Excel 表格整理好客户的信息管理报表,将所有收到的客户信息及时记录下来,并且做好客户要求的分类工作,特别是客户的询盘内容,以方便你的跟踪。

想成为外贸高手,把业绩做好,除了做好每天的时间管理外,还要坚持以下这四点:

坚持在同一行业做下去

虽然各行业的销售原理是相通的,但外贸业务员要想完全了解一个行业最起码需要三年时间,经常换行业会让你对每一个行业都有了解但都了解得不够透。不够透就不能在这个行业游刃有余,就不会有好的业绩。而且外贸业绩与你对所在的行业市场、客户、资源是密切相关的,很多时候换了行业,之前的资源就会用不上了,就要重新积累,这非常不利于外贸业务的成长。

坚持在同一家公司做下去

很多外贸业务员没有定性,经常换公司。三个月没出业绩就换公司,以为换个环境就能有好的业绩,以为跟客户沟通的很好,所以无论你到什么地方客户都会跟着你,这就大错特错了。

首先,三个月没业绩有可能第四个月就出业绩了,前三个月可能是积累期,就在爆发的前夜。而外贸业务员没有坚持下去是非常可惜的。就像烧开水烧到99度不烧了,再加一把火水就开了,可火停了。

其次,客户认同你,不是认同你这个人。大家想一想,客户每天接触的那么多的销售人员,凭什么记住了你?外贸业务员必须牢记,客户认同你是认同你的公司而不是你个人。大部分外贸业务员都会有这样的体会:之前沟通很好的客户,换了公司之后沟通就很难进行了。

第三、坚持在一家公司做。只要你勤奋,短时间不出业绩老板也不会让你离开,坚持下去就会有业绩,而且很容易获得领导的青睐获得一定的职位提升。

第四、你如果换公司,新公司老板肯定问你之前你的业绩。如果说自己的业绩很好,老板就会问你离开的原因;如果你业绩不好,老板肯定不敢用。不管怎样,老板都会考察你一段时间,而你还要融合新的团队、新的环境,这对外贸业务员的挑战是非常大的。

坚持客户跟踪与维护

很多外贸业务员同客户初步接触后,客户表示了意向(可能三个月后、半年后或者一年后),外贸业务就开始了积极跟踪。一开始,销售人员表现了一定的积极性,比如发发邮件、加WhatsApp,Facebook等等,可维持的时间不长,渐渐的与客户沟通的次数少了,邮件也不发了。很快,客户就忘记了你。

其实,做外贸比的就是坚持,你能够做到比你的竞争对手更频繁的与客户沟通(当然沟通也要有度),能否做到用更多的沟通技巧让客户对你产生好感,记住了你而不是你的竞争对手。

与客户成交后,我们的工作并没有结束。我们需要做好相关服务增加客户的满意度与忠诚度。我们还要关注客户的生命周期,因为客户处在不同的阶段需求是不一样的,我们要研究客户不同阶段的不同需要,同时我们还要与客户进行业务之外的情感沟通,做这种情感沟通能够帮助我们减少摩擦、增进友谊从而提高客户保留率以及客户推荐率。

坚持学习

外贸行业的竞争非常激烈,外贸人员只有不断学习才能提高自己的素养、技能和沟通水平,这些对职业的成长都是非常有帮助的。销售人员必须把“活到老,学到老”的观念植入自己的脑海里,不断学习不断提升自己。当然学习也有多种方式:

(1)工作了一段时间后,可以腾出几个月研修或者参加培训班。系统的学习外贸知识是非常有必要的。可能有人会说没有时间去专门学习,那你可以采用下面的其他方法。

(2)经常阅读报刊。阅读报纸可以浏览大量的新闻信息(报纸可以阅读但不要花太多时间),阅读杂志可以深度解读某一重大事件。有的人会问阅读报纸多慢啊,我直接上网了解信息,但你必须知道互联网上的信息太多了,干扰度太大,大部分时间会花费在选择信息而不是阅读信息上。

(3)买书阅读。书本阅读是最好的学习方法,干扰度最小,效果最好。当然我们在选书时要特别注意,很多销售人员不是读少了而是读多了,读书要系统不要太杂同时要做好阅读笔记。

(4)经常做总结。总结也是学习的一个方法。保持对销售经验、日常感悟、生活所见的及时总结,只有总结才能提升和升华。

外贸是个极具挑战性的职业,唯有坚持才能取得成功,与大家共勉!

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