余祥文,被业界誉为“中国第一外贸操盘手”。 现任福建省国际电子商务中心高级顾问, 凯盛投资高级顾问,北京科技经营管理学院特聘名誉主任。 多年来一直致力于网上贸易领域的研究和实践, 曾为几十家大型贸易企业提供网上贸易咨询服务和解决方案, 并被多家大型企业特聘为高级营销顾问。

外贸订单从初始到成交,都涉及哪些环节?

外贸B2B admin 73℃

经常听到这个言论:做外贸不就是找到国外客户,用英文把产品推荐给他们,然后收款。就这么easy,能有多复杂?

没那么简单,外贸是和内销有相通之处,但是过程却完全不同。涉及到的环节还是挺复杂的,三言两语也说不清楚。

用一句话总结难易程度:一个专业的外贸业务员,在对一个产品比较熟悉之后,想要接到单子,需要利用自己专业的开发技能找到客户,然后用专业的谈判取得客户信任。成交率能够达到5%,就算是很高了。

总的来说,外贸全套流程,涉及到的人员和环节有:生产、业务员、拖车、报关、快递、网站、会计。每个环节又可以细分为各个小的环节。所以,想自己搞起来,这几个关键环节的人脉不可缺少。
成立外贸公司,做好准备工作,一切就位,只是复杂,却不是最难的。相反,在我看来,这些前期准备工作反而是整个外贸流程中最简单的。等一切就位之后,开始客户的开发、谈判、跟进、成交,这才是最难的部分。
接下来,按照不同阶段,分别说明一下各个环节。

一,前期准备

先看一下,想做外贸前,需要哪些准备工作。
1,产品和市场更新、了解、定位
不是有了产品就一定能做外贸,也不是“优秀的外贸业务员把垃圾都能卖出去”。毕竟有能力的外贸业务员不会浪费精力去销售“垃圾”。同样的道理,下定决心做外贸的话,就要将产品进行升级改造,让它适应国际市场的需求。
内检一下,看看自己的产品有无特色?有没有做这个产品外贸的厂家?国际市场有无需求?
这个不麻烦,绝大部分产品都存在市场,不同的是市场大小。若你发现很多厂家外贸做得很好,那就不用调查了。那么需要做的是,看看出口厂家的产品和自己的产品对比,有什么不同之处。找出自己的特色,确定有信心竞争,那就做吧。
若是自己的产品真的没有特色,也没有竞争力,国内市场都很贫乏,国外市场更不接受。但是你依然想做外贸的话,就升级改造。做外贸,完全不投入,只是指望不话费金钱、只花费零碎时间,寻找可能的客户来购买你的五特色、无竞争力的产品,很不容易。即使找高手来帮你,也是有心无力。所以,很多时候,别人拒绝也是合理的,毕竟人的精力和时间很有限。
不妨问问自己,你是下定决心做外贸?还是想把自己的产品销出去,却不想投入资金?
2,进出口海关备案等各种申办
想自己出口,进出口权是必须的,这个很好理解。没时间弄就找代理帮忙申请,不难操作。
除此之外,出口退税操作人员需要招聘,或者找代理。这个是后期有订单需要的,但是需要提前准备,现抓是来不及的。这些涉及到后期报关、电子口岸等操作,三言两语说不清楚。
总结来说,是用来操作订单出口一系列事宜的。具体操作,到时候现学也来得及,货代都会帮助你。
收款账号,也就是收汇外币的账号。找银行开通了就是,不麻烦。
3,建立网站、邮箱
我个人建议网站和企业邮箱尽量配置上,越高级越好。
外贸客户开发,本就是隔空操作,获取信任。你所能展示的本就不多,网站是第一印象。老外都很重视自己的网站,他们即使是很小的公司,也把网站做非常专业漂亮。对他们来说,网站就是打开客户购买兴趣的第一块砖。所以,同样的道理,他们也会第一时间查看供应商的网站。如果连外文网站都没有,观感自然降低不少,会错失很多客户。
企业邮箱是为了显得公司正规,搭配上商务化的邮箱签名和专业大气的网站,这就形成了你开发客户的一个小平台,哪怕你没有任何付费平台,这也足够你向客户说明自己的身份了。
4,快递和物流代理
国际快递公司签约,尽量拿到很好的折扣,用于后期寄单据。
然后推荐找一些国际快递代理,他们寄样品可以拿到更低的价格,比官方快递低很多很多。
货代合作,最好是信得过的、专业能力强的。一个强大的货代公司非常重要,因为你的货物一旦离开工厂到达港口,以为都是货代在操作,他们是最接近货物的人,一旦出现任何紧急情况,你能依赖也是他们。不要只在乎价格,专业能力才是更重要的,真遇到问题时就能感觉到重要性了。遇到不给力的货代,急死自己也没办法处理。
拖车公司。可以发货了,就得预约拖车公司了。找个经验丰富的,港口操作熟悉的,也别乱加费、不经常晃点的。根据货物生产日期,找货代订船之后,就要根据入货通知上的截港时间提前预约拖车了。

二,客户开发阶段

上述准备环节完工后,才是真正最难的部分。注册、网站、账户、物流等,虽然准备起来比较麻烦,但是并不是最难的,只要花费时间和一定的金钱,一两个月就能成型,是个能出效果的工作。反而客户开发到成交,才是最难的部分。
1,首先,客户开发。
总是有人问,外贸客户怎么开发啊?
若是我回答,我会说,我的所有文章就是答案。足以看出这个问题有多难,有多大了。
具体的开发途径,在这里不详细列举了,看看我之前的文章:
做外贸怎样找客户?这些途径才是最实用的,别去看烂大街的建议了
这个环节涉及到客户跟进、分类管理、类型判断、信息收集等。其中的各项技巧,需要自己积累,提升,学习。找到客户资源,才有外贸谈判的资本,否则就是没有战场,武器装备派不上用场。
2,其次,客户谈判。
邮件是用的最多的方式,辅之以电话、聊天工具、社交平台。
这个是最最核心的技能。没有一定的英文水平,这个环节也是无法做精。
尽管客户的心理把握和内销有相通之处,但是实际操作起来,不尽相同。毕竟每个国家客户不同,每个国家的城市客户不同,每个客户又不相同。
有了客户资源还只是一切的开始,懂得客户谈判,才是拿下订单的关键。这也是为什么一个优秀的外贸业务员总是让老板们又珍惜又忌惮的原因。
这个环节涉及到客户心理把握、邮件水平不断提升、谈判技巧运用、观察细致入微、样品环节的沟通、价格谈判等。若客户来访,接待过程中要做到眼观六路耳听八方、耳听八方,充分利用短暂的来访时间,将客户拿下。
不同产品,周期不同。有的小产品,一天内下单也不是不可能;有的产品几年不下订单也很正常。有的客户很差劲,赚不到钱,有的客户很优质,订单多又事少。不一而足。
3,客户成交后的环节
开发到客户资源,谈判到客户下单,安排生产,后面的环节就是服务为主,我们称之为“跟单”。
服务到位,需要做到的是,产品订单一直保持稳定质量,这个比较好做到,只要你的工厂足够正规、负责、诚信。
其次,客户的问题及时解决,需求及时协调,货物及时交付。总之,要让客户充分认可你的专业、严谨、诚信、认真,不要让他觉得你因为别人的事情而忽略了他的需求。
这个环节涉及发货、报关、收款、催款、单据制作和发出等。小的环节涉及与客户商定船期、海运费、单据细节、货代沟通、海运保险。
总的来说,这个环节是比较简单的,毕竟已经到手的鸭子,只需要做熟就行了,流程可以后期再学,不必急于一时。不过,这一环节也是最需要细心的。
最后,最重要的前提
想自己接单子,英语完全不会,几乎不可能操作。若让我说,是完全不可能操作。
英语的用途在哪里?上述所有环节,除了注册公司和找物流货代,其他全部需要英文。找软件翻译?不可能。
举个例子,你的报关单据,一个小错误都可能引起报关失败,严重者会面临处罚。这种严谨的文件,里面涉及的英文,怎么敢依赖软件这么不靠谱的机器操作呢?
所以,没有侥幸。如果你想自己接单子,英语不好不要紧。但是一个单词不认识,一句英文写不出来,我建议你先搞定英文再去想自己接单子的事。

结语

尽管我说了上述这么多大的环节,还是很多很多小环节没法一一列举。
举个例子,其中的报关环节,就涉及到产品的海关编码确认,申报要素确定等;快递环节,涉及到出口包装、危险品or特殊物品的申报;出货环节,涉及到部分国家特殊证书要求和包装要求;等等。
我不是在夸大其词,也不是在吓唬你不让你做外贸。我的意思是,若你完全没接触过外贸,完全不懂英语,那么自己想接单子的最好办法是,先找地方学习。找朋友公司也好,找其他公司实习也罢,总之需要亲自学习操作,才能顺利入行。
外贸是个行业,不单只是技能。靠网上的文章,以及别人的遥控指挥,或者朋友的聊聊天,是远远不够的。若你下定决心做外贸,那就行动起来,将之掌握。
这就像是你办工厂,在办工厂之前,你是完全不懂这个产品的生产和技艺?还是先了解学习了产品的大致流程?如果你是生产食品的,想要改行生产建材时,是否需要调研和学习呢?

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