余祥文,被业界誉为“中国第一外贸操盘手”。 现任福建省国际电子商务中心高级顾问, 凯盛投资高级顾问,北京科技经营管理学院特聘名誉主任。 多年来一直致力于网上贸易领域的研究和实践, 曾为几十家大型贸易企业提供网上贸易咨询服务和解决方案, 并被多家大型企业特聘为高级营销顾问。

金牌外贸业务员的每日工作清单!

外贸B2B admin 73℃

外贸业务员每天的工作除了具有创造性的部分之外,还有很多都是事务性和程序性的。赶紧对照金牌外贸业务员的 Checklist,看看你每天的“规定动作”完成得怎样吧!

01
及时回复客户询盘

收到客户询盘,是否当天或第二天就给客户回复?即使没法马上报价或者回答客户的疑惑,是否也及时回复邮件,告诉对方“邮件已收到,大概什么时候可以回复他”?

02
邮件签名包括所有联系方式

发出去的邮件,是否有完整的签名,包括自己的名字、公司、电话、手机、地址等联系方式。客户有紧急事情要联系你,但是邮件你没回,他翻了最近跟你往来的邮件,都没有找到电话,这是个很郁闷的事情。

03
控制邮件抄送/密送范围

回复客户的邮件,是否能做到回复该回复的人,抄送该抄送的人,密送该密送的人?

04
消灭每一个语法、拼写错误

写的每封邮件,是否都在发送前检查过拼写、语法、段落、字体,以及标点?

05
邮件内容有的放矢

给客户写开发信,或者展会邀请函,是否能做到一对一发送,而不是抄送或者密送?

06
电话后邮件确认跟进双重保险

有紧急事情跟客户通电话,通话完后,是否立刻跟进邮件,把电话里讨论的东西用 Email 复述一遍给客户确认?

07
发给客户的文件合理命名

给客户的邮件里,如果有图片附件,是否做到给每张图片做好压缩处理,控制文件大小,并重命名?类似IMAGE1256 这样的文件名是绝对不可以出现的,假设这张图片拍的是你这个订单出货时集装箱拖柜的箱封号,那就可以重命名成“loading supervision – seal number”,就一目了然。客户如果要把图片另存到电脑中,也不需要浪费时间重命名了。

08
寄样附上报价单

给客户寄样品,是否会把报价单打印好,随样品一起寄,让客户收到样品后,就可以立刻对照报价单看具体的产品参数和对应价格?

09
寄样附上公司标签

给客户的样品,上面是否有 sticker 或者 hangtag,标注产品的品名、参数及自己公司信息和联系方式,以及价格?客户可能针对同一款产品问几家不同的供应商要样品,客户可能时间一长忘了,把你的样品当成你同行寄的,结果订单给别人了。

10
样品务必妥善包装

如果样品用纸箱装,是否在箱子的上下层,各垫上一块纸板,以免客户用刀划开箱子的时候,不小心划伤里面的样品?

11
寄样记得附上名片

给新客户寄样品,是否记得在快递袋或者箱子里,放上自己的名片?而且至少放两张?因为有的时候,客户自己留一张,然后把另一张给他上级或者助手。又或者客户的同事也有类似产品的需求,那他也可以随手给别人。

12
寄送文件妥当包装

给客户寄文件发票等纸张类东西,是否用塑料袋包好,再装进信封或快递袋,以免客户一撕开,就不小心撕破了?另外,塑料袋是否打孔,以免胀气?

13
重要单据扫描留底

样品被快递员取走后,是否及时提供单号给客户,并扫描底单作为附件一并发送?

14
寄出样品后即时跟进

寄出的样品,随时在网上查询进展,一旦发现客户公司已经签收快件,只要不是客户本人签收,是否会把网页链接和截图发邮件给客户,跟进快件进展?

15
重要合同别忘签字盖章

跟客户签订的合同,是否在每一页都有签字和盖章?而不仅仅在最后一页的签名处签字盖章?

16
联系客户当心文化差异

节假日给客户发祝福或者电子贺卡前,是否有确认过客户的背景、国籍、宗教之类信息,确信不会马屁拍在马腿上,起反效果?

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