余祥文,被业界誉为“中国第一外贸操盘手”。 现任福建省国际电子商务中心高级顾问, 凯盛投资高级顾问,北京科技经营管理学院特聘名誉主任。 多年来一直致力于网上贸易领域的研究和实践, 曾为几十家大型贸易企业提供网上贸易咨询服务和解决方案, 并被多家大型企业特聘为高级营销顾问。

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一般地,商务信函有以下七个方面的写作规则,通常被称为“7C原则”:

Clearness 清楚原则

清楚包括两个方面的内容,一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对方收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思,不会产生误解。这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确,避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。

Conciseness 简洁原则

简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容,并且不影响信函的礼貌性。简洁使信函更加简明有力。

商务英语信函的格式要简明扼要,语言要通俗易懂,内容要精练丰富。这要就要写信者在行文过程中尽量选用简单、易懂、朴素的词汇,采用简洁、直接的句子。

Correctness 准确原则

商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关,是制作各种商业单据的依据,以及进行商业活动往来的重要凭证。

准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误,语法使用、结构格式正确,还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。

因此,在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息,如:收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。

Concreteness 具体原则

具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物,信息要详实具体,表达要完整。商务信函写作中注意避免类似:soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达法。例如:I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具体,那就更好了,例如 I will send the samples to you next Monday.

Courtesy 礼貌原则

为了建立、保持一个友好贸易关系,商务英语信函往来一般要注意礼貌原则,以礼待人。礼貌原则不仅仅体现在使用 Please,thanks you 等这些词汇上面,而是要在字里行间体现谦虚的态度,并做到不卑不亢、得体大方。

具体的礼貌原则基本包括这几个方面:遵守国际商务往来惯例;尊重对方风俗习惯;语言表达要客气有分寸,避免使用命令口气;多用友好、肯定的语气,尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方,复信要及时。

Consideration 体谅原则

体谅是指以对方利益为出发点,站在对方的立场周到、细致的考虑问题,以便得到对方的好感而达到所预期的目的。体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。

Completeness 完整原则

一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答而且对自己要表达的重要信息一一道清。信函的完整性有助于建立良好的企业形像,节省双方的商务往来时间而达到预期效果,避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷。

来自: 北京网聚电商

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